Als ondernemer weet je hoe belangrijk een gezonde cashflow is. Een goede verkoop betekent pas iets als het geld ook daadwerkelijk op je rekening staat. Toch zien we vaak dat kleinere ondernemingen moeite hebben met debiteurenbeheer: klanten die te laat betalen of helemaal niet betalen.
Dit kan je groei en financiële stabiliteit flink onder druk zetten. Gelukkig kun je met een paar eenvoudige stappen je debiteurenbeheer verbeteren. Hier zijn 5 praktische tips om je op weg te helpen.
1. Zorg voor duidelijke betalingsvoorwaarden
Veel problemen ontstaan door onduidelijkheid. Het is daarom essentieel om je betalingsvoorwaarden helder en transparant te maken. Vermeld duidelijk:
- Hoe lang de klant heeft om te betalen (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen).
- Wat de gevolgen zijn van te laat betalen, zoals eventuele boetes of rente.
- Hoe de betaling kan worden voldaan (bankoverschrijving, automatische incasso, enz.).
Plaats deze voorwaarden op offertes, facturen en in contracten. Dit voorkomt discussie en zorgt dat klanten vanaf het begin weten waar ze aan toe zijn.
2. Factureer snel en correct
Je kunt pas betaald worden als je een factuur hebt gestuurd, dus stel dit niet uit. Factureer direct na de levering van een dienst of product. Controleer daarnaast of je factuur volledig en foutloos is. Een incomplete of onjuiste factuur kan betalingen vertragen. Vermeld altijd:
- Het factuurnummer en de factuurdatum.
- Een duidelijke omschrijving van het geleverde product of de dienst.
- Het juiste bedrag, btw-nummer en betaalgegevens.
Een goed boekhoudprogramma of ERP-systeem kan je helpen om dit proces te stroomlijnen en automatisch facturen te versturen.
3. Houd je debiteuren goed in de gaten
Het is belangrijk dat je precies weet wie er nog niet betaald heeft en hoe lang facturen openstaan. Werk met een overzicht of gebruik een digitaal systeem waarin je kunt bijhouden:
- Welke klanten hun facturen nog niet hebben betaald.
- Hoe lang facturen openstaan.
- Wie vaak te laat betaalt.
Door dit overzicht weet je precies wanneer je actie moet ondernemen en voorkom je dat een factuur vergeten‚ wordt. Dit inzicht geeft je ook de mogelijkheid om beter te beoordelen of een klant in de toekomst kredietwaardig is.
4. Stuur tijdig herinneringen
Klanten betalen vaak te laat simpelweg omdat ze het vergeten. Een vriendelijke herinnering kan al genoeg zijn. Dit kun je als volgt aanpakken:
- Eerste herinnering: Stuur een korte, vriendelijke herinnering vlak na de vervaldatum.
- Tweede herinnering: Als er nog geen reactie komt, stuur je een wat formelere herinnering.
- Telefonisch contact: Geen reactie? Pak de telefoon. Een direct gesprek werkt vaak beter dan eindeloos e-mailen.
Zorg dat je reminders tijdig en consequent verstuurt. Dit geeft klanten het signaal dat je hun betalingen serieus neemt.
5. Wees streng als het nodig is
Als een klant structureel te laat betaalt of helemaal niet reageert, moet je streng kunnen zijn. Dit is lastig, maar noodzakelijk om je onderneming gezond te houden. Denk aan:
- Een formele aanmaning sturen: Laat weten dat je verdere stappen zult ondernemen als de betaling niet komt.
- Stopzetten van leveringen: Lever geen nieuwe diensten of producten totdat de openstaande factuur betaald is.
- Samenwerken met een incassobureau: Als klanten blijven weigeren te betalen, kun je een incassobureau inschakelen. Dit is een laatste redmiddel, maar soms noodzakelijk.
Conclusie: wees consequent
Goed debiteurenbeheer draait om duidelijke afspraken, een strak proces en consequent handelen. Door op tijd te factureren, je klanten goed in de gaten te houden en actie te ondernemen waar nodig, houd je controle over je cashflow. Het is misschien een extra inspanning, maar het zorgt ervoor dat je tijd en ruimte hebt om je te focussen op wat echt belangrijk is: het laten groeien van je onderneming.
Onthoud: jouw harde werk verdient het om op tijd beloond te worden. Zet daarom vandaag nog de eerste stappen naar een beter debiteurenbeheer. Je bankrekening en je nachtrust zijn je alvast dankbaar.
Heb je nog extra input of ondersteuning nodig? Jouw Remote CFO kan je helpen om meer inzichten te krijgen voor jouw bedrijf, jezelf en de toekomst. Contacteer ons via onderstaand formulier: