Als bedrijfsleider van een kleine of middelgrote onderneming waakt u over de gezondheid van uw cashflow als een kip over haar eieren. En om dat tot een goed einde te brengen, laat u maar beter uw debiteuren strak in de pas lopen. Als u zich ooit afvraagt, “hoe zou mijn CFO dit aanpakken?” dan is dit stukje voor u.
De wondere wereld van debiteurenbeheer
Het sturen van facturen en dan (bang) afwachten tot die betaald worden, is niet echt wat we bedoelen met debiteurenbeheer. Want dat is een kunst waarbij strategie, timing én mensenkennis een cruciale rol spelen. Voor de kleinere spelers kan dit een uitdagende opdracht blijken, want u moet het dan doen zonder de luxe van een uitgebreid (intimiderend?) team en geavanceerde IT-systemen.
Begin met een beleid
Deugdelijk debiteurenbeheer begint met een duidelijk afgelijnd beleid, waarbij vastligt welke betalingsvoorwaarden worden gehanteerd, wanneer en hoe vaak herinneringen worden verstuurd, en welke de consequenties zijn wanneer een betaling toch uitblijft. Hoewel het erg belangrijk is dat dit beleid strikt wordt toegepast, moet er ook ruimte blijven voor flexibiliteit wanneer een situatie daarom vraagt.
Technology to the rescue!
Gelukkig is er de technologie als grote hulp voor kleine bedrijven. Geavanceerde software die uw facturatie automatiseert, betalingen opvolgt en aanmaningen verstuurt is vandaag voor iedereen beschikbaar, zelfs als uw budget u geen uitbundige strapatsen toelaat.
De menselijke factor
Als al de rest faalt, blijkt een persoonlijke benadering vaak nog het meeste zoden aan de dijk te brengen. Wie zijn klanten kent en een persoonlijk contact weet te onderhouden, is vaak al halfweg als het aankomt op tijdige betalingen. Met een vriendelijke e-mail of een persoonlijk telefoontje bereikt u in vele gevalen meer dan met de meest stringente dreigbrief.
Vrouwe Justitia: de ultieme stap
Hoewel het belangrijk is om consequent en strikt te zijn, laat u effectieve juridische stappen beter als ultieme troefkaart zo lang mogelijk in uw mouw zitten. Qua kosten en uren is het sop vaak de kool niet waard en kan het interessanter zijn om tot een compromis of betalingsregeling te komen met uw klant. Bovendien zal die in het laatste geval misschien ook uw klant blijven, wat u uiteraard verkiest boven opgeblazen bruggen.
In een notendop
Debiteurenbeleid is een mooi ding. Maar bottom line is het aan u als bedrijfsleider om ervoor te zorgen dat alle facturen zo snel mogelijk en zonder al te veel gedoe betaald worden. U bent uw deel van de overeenkomst nagekomen; het is dus niet meer dan billijk dat de andere partij dat ook doet.
Met Remote CFO als partner staat uw onderneming in dezen sterker, vandaag zowel als morgen. Wij kennen de uitdagingen voor kleinere kmo’s en staan klaar om uw debiteurenbeheer niet enkel zo goed mogelijk te optimaliseren, maar ook om u in deze materie te gidsen en te begeleiden.
Zit u nog met vragen over dit onderwerp, of vraagt u zich af hoe Remote CFO u door de financiële mijnenvelden kan loodsen, op weg naar solide groei en duurzaam succes? Wij wonen maar een muisklik bij u vandaan.